GoBD
Was ist die GoBD?
Die GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (Kurzform GoBD).
Sie beinhaltet die Kriterien und Richtlinien, die Selbständige und Unternehmen erfüllen müssen, wenn Sie Ihre Buchhaltung elektronisch führen bzw. erstellen oder elektronisch erstellte Belege (z.B. per E-Mail) erhalten.
Sie ist ein BMF-Schreiben vom 28. November 2019 des Bundesministeriums der Finanzen an die Obersten Finanzbehörden der Länder.
Unter folgendem Link können Sie sich das Dokument in Original herunterladen.
Die 3 wichtigsten Punkte der GoBD
1 Die revisionssichere Archivierung von elektronisch erstellten (z.B. mit einem Warenwirtschaftssystem) oder erhaltenen (z.B. per E-Mail) buchhaltungsrelevanten Belegen.
2 Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation zur Beschreibung aller buchhaltungsrelevanten Abläufe innerhalb des Unternehmens.
3 Eine fehlende oder unzureichende Verfahrensdokumentation kann einen formellen Mangel der Buchführung bedeuten. Dies kann zum Verwerfen der Buchführung führen, wodurch eine Steuerschätzung möglich ist.
Die revisionssichere Archivierung von elektronischen Belegen
Das Bundesfinanzministerium hat zusammen mit öffentlichen Verwaltungen, Wirtschaftsverbänden und Steuerberatern die Grundsätze für die Erstellung und Archivierung buchhaltungsrelevanter digitaler Dokumente entwickelt.
► Die Ordnung der Belege
Die Belegablage muss in einer nachvollziehbaren Ordnung erfolgen, so dass ein Betriebsprüfer jederzeit in der Lage ist, bestimmte Belege einfach zu finden.
► Die Beleg müssen vollständig sein
Die Belege müssen alle Daten enthalten, die für die Buchhaltung relevant sind. Originale und Kopien müssen als solche erkannt werden und in der Ablage jederzeit aufrufbar sein.
► Schutz vor Veränderung und Verfälschung
Belege müssen so erstellt und gespeichert werden, dass sie nachträglich nicht mehr verändert werden können. Das gilt auch bei einem Systemwechsel.
► Sicherheit vor (auch unbeabsichtigten) Verlust
Dateien müssen so gesichert werden (permanentes, regelmäßiges Backup), dass sie auch nach einem Feuer, Einbruch oder Diebstahl in den Unternehmensräumen jederzeit wieder hergestellt werden können (Datenschutz).
► Jederzeitige Verfügbarkeit
Alle archivierten Belege müssen so gespeichert werden, dass sie ein außenstehender Dritter (Betriebsprüfer) ohne großen Zeitaufwand jederzeit gut finden und lesen kann.
► Nutzung nur durch Berechtigte
Die Belege müssen so gesichert werden, dass sie nur durch Berechtigte eingesehen werden können (Datenschutz).
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation
Jedes Unternehmen in Deutschland, das steuerlich relevante Dokumente in elektronischer Form erhält (z.B. Rechnung als E-Mailanhang), erstellt (im Warenwirtschaftsprogramm) oder aufbewahrt (digitales Archiv) muss über eine Verfahrensdokumentation (GoBD) verfügen. Die Verfahrensdokumentation muss anhand einer verständlichen Beschreibung die steuer- und buchhaltungs-relevanten Prozesse so beschreiben, dass ein fachkundiger Dritter (Steuerprüfer) jederzeit in der Lage ist, Ihre Buchhaltung nachvollziehen zu können. Hierbei sind auch externe Dienstleister (z.B. externes Buchhaltungsbüro) mit einzubeziehen.
Die 5 wichtigsten Punkte jeder Verfahrensdokumentation
► Die Erstellung von Rechnungen
Bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen ist zu dokumentieren, wer im Unternehmen Ausgangsrechnungen erstellen kann, welche IT-Systeme hierbei verwendet werden und wie dem erstellten Beleg abschließend verfahren wird. Ferner ist zu beschreiben, wie nachträgliche Veränderungen nicht möglich sind.
► Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen
Eingehende Rechnungen kommen meist per Post oder als Anhang einer E-Mail. Hier ist zu dokumentieren, wie diese Belege verarbeitet und archiviert werden. Dabei spielt das innerbetriebliche Kontrollverfahren eine wesentliche Rolle; sprich – wer prüft die Rechnungen auf Richtigkeit (Plausibilität und Vollständigkeit).
► Ersetzendes Scannen
Sofern papierhafte Eingangsrechnungen eingescannt (digitalisiert) und diese Papierbelege anschließend vernichtet werden, ist dieser Prozess in der Verfahrensdokumentation genau zu beschreiben.
► Umgang mit Kassensystemen
Werden im Unternehmen regelmäßige Einnahmen durch Kassensysteme generiert, so sind die damit verbundenen Prozesse ebenfalls in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben.
► Archivierung steuerlich relevanter Daten
Wenn Sie beispielsweise Rechnungen als E-Mailanhang erhalten, so genügt es nicht diese auszudrucken und abzulegen. Sie müssen diese Belege revisionssicher (gegen Verlust oder Veränderungen geschützt) elektronisch speichern. Das verwendete IT-System ist genau zu beschreiben. Ferner sind die im Unternehmen angewandten Datenschutzmaßnahmen und Datensicherungen zu beschreiben.
Wie Sie eine korrekte Verfahrensdokumentation erstellen zeigt Ihnen sicherlich Ihr Steuerberater.
Für die revisionssichere Archivierung von elektronischen Belegen empfehlen wir Ihnen das DMS der Firma CenterDevice.
Nähere Informationen zu CenterDevice finden Sie unter:
https://www.centerdevice.de/agentur-loessl/
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